Bagi sebagian besar orang, email tampaknya menjadi rahmat sekaligus bencana.
Email dapat menghemat biaya komunikasi, terutama pada orang orang yang jarang
berhubungan dengan kita. Namun, dapat membuat kita menderita dengan menerima
banjir “spam email”. Tidak banyak hal yang bisa kita lakukan untuk menghadapi
para “spammers” ini kecuali terus menerus
melaporkannya pada “network administratur” kita. Bagaimanapun, dalam melakukan
korespondensi pribadi, kita seyogyanya tetap bersopan santun untuk menjaga
hubungan baik.
Berikut 10 saran bersopan santun dalam ber email ria :
1. Benahi susunan email “forwards” anda.
Bila anda ingin memforward sebagian atau seluruh pesan pada pihak lain, maka
luangkan sedikit waktu anda untuk menghapus tanda yang biasanya muncul. Seperti
tanda “” dsb.
2. Gantilah “Subject” atau judul email bila topik pembicaraan anda berubah.
Seringkali setelah saling bertukar email beberapa kali, topik pembicaraan
berubah dari aslinya, namun “subject” atau judul email belum juga diganti. Akan
jauh lebih mudah untuk melacak email yang masuk bila “subject” disesuaikan dan
dapat mencerminkan isi email yang sedang anda tulis.
3. Hapuslah pesan reply yang tidak perlu.
Beberapa program email secara otomatis memunculkan isi email yang terdahulu bila
anda sedang membalas/mereplynya. Ada baiknya anda menghapus pesan tersebut dan
hanya tinggalkan pesan yang benar benar anda anggap perlu.
4. Jangan teruskan surat berantai.
Anda tentu merasa terganggu dan jengkel bila seseorang mengirimi anda sebuah
email tentang humor atau cerita cerita,
kemudian meminta anda untuk meneruskannya dengan segera pada 10 teman anda yang
lain, atau bila tidak maka anda akan ketiban sial. Mengapa anda juga bermaksud
mengganggu dan membuat orang lain jengkel bila anda meneruskan email semacam
ini? Hapus saja dengan menekan tombol “delete”.
5. Hormati privacy orang lain.
Ini termasuk juga alamat email mereka. Bila anda sedang mengirim email ke
sejumlah orang yang mungkin satu sama lain
tidak saling mengenal, gunakan “bcc” atau “blind carbon copy ” agar
alamat alamat email mereka tidak saling diketahui. Bila anda mudah mengirim
email ke banyak alamat sekaligus tanpa mempertimbang kan saran ini, maka
bersiap siaplah untuk dikomplain karena mereka menerima spam.
6. Jangan melakukan spam.
Mungkin saja anda tidak sengaja melakukannya, tetapi banyak orang tidak
menyadari jika mereka menggunakan alamat alamat
email yang mereka dapat dari “forwarded email”, kemudian menggunakannya tanpa
permisi, ini termasuk bentuk spam.
7. Jangan berteriak teriak.
Menulis dengan mengaktifkan huruf besar (tombol “Caps Lock”) dapat diartikan
sebagai pertanda kemarahan. Orang mungkin
menganggap anda sebagai pengguna internet yang tidak baik, atau tidak sopan sama
sekali.
8. Jangan mudah “terbakar”, over reaksi, atau terburu buru menghapus suatu email
tanpa berusaha memikirkannya dengan baik.
Dalam bahasa tulis, kita memiliki waktu untuk memikirkan bagaimana kita merespon
atas sesuatu email yang membuat kita marah. Begitu juga dengan beremail ria.
Bila anda merasa dipenuhi dengan emosi yang kuat, kemudian menulis balasan
dengan emosional pula, maka sebaiknya jangan keburu anda kirim email tersebut.
Simpanlah dulu dalam “draft folder” selama beberapa hari untuk dibaca ulang.
Banyak persahabatan yang hancur gara gara terburu buru menanggapi suatu email
tanpa berusaha memikirkannya dengan bijaksana.
9. Bersabarlah dalam menunggu “reply”.
Ketahuilah, orang tidak hanya hidup dengan internet. Mereka mungkin tidak
membalas email anda dengan segera. Masih banyak orang yang men cek email mereka
seminggu sekali.
10. Akuilah bahwa tidak semua orang senang menerima segala yang anda anggap
lucu.
Jangan terus menerus mengirimkan sesuatu pada mereka yang tidak pernah
membalasnya, meskipun dengan ucapan terima kasih.
Jangan lupa: Luangkan waktu juga untuk memikirkan apa yang kita forward kan dan
kepada siapa kita mem forwardkan suatu email. Tidak semua orang setuju atau suka
dengan materi yang kita forwardkan. Untuk orang orang tertentu, subyek subyek
tertentu (yang kita anggap lucu dan menarik atau ringan) bisa jadi sangat
sensitif dan serius
(diadaptasi dari The Top 10 E mail Courtesy Suggestions, Zoran Todorovich)
========================================
Pengirim : Conan
========================================
