Mungkin anda punya pengalaman pahit dalam berorganisasi. Sebut saja : mandegnya kegiatan, tidak tercapainya sasaran yang telah direncanakan, menurunnya gairah kerja, minimnya daya inovasi personal, dan segala pengalaman organisasi yang menjemukan.
Pernahkan anda menganalisa, kenapa tragedi tersebut mesti anda alami? Jika pernah, mungkin ada satu hal yang sangat vital namun sempat tak terpikirkan, yaitu job description. Setiap orang tak akan dapat melakukan pekerjaan sebagaimana mestinya apabila tak mengetahui apa yang sebenarnya diharapkan darinya. Dan setiap orang tidak mungkin memperlihatkan antusiasme yang lebih tinggi, apabila dia tidak mengerti maksud sebenarnya dari jabatannya. Jadi semuanya bermula dari job description. Tak pernah anda bayangkan sebelumnya.
Sebuah job description (agar tak melelahkan, saya singkat JD) yang baik akan menjadi sumber informasi yang lengkap bagi berbagai pihak, sehingga mereka dapat mengembangkan jalan atau arah yang sesuai. Untuk menguji sebuah JD yang baik adalah �apakah setiap orang yang membacanya dapat langsung memahaminya�. Tidak sampai di sini saja, saya sadar anda perlu tahu bagaimana menyusun JD yang baik.
Ada satu hal yang harus selalu anda ingat : jangan sekali kali menyusun JD sendirian. Tapi bentuklah tim khusus yang terdiri dari orang orang berbagai level organisasi anda. Jadi jangan sendirian, sebab anda bukan sedang mengarang puisi atau cerpen. Sebuah tim lah yang harus menyusus JD, yang mengawali tugasnya dengan melakukan analisa jabatan.
Tim penyusun JD harus menilai dan mengambil kesimpulan tentang suatu jabatan. Kesimpulan tersebut mencakup :
Mengapa jabatan tersebut ada, dimana posisinya dalam organisasi, dan bagaimana hubungannya dengan jabatan lain.
Apa yang ingin dicapai dari jabatan tersebut dan apa pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan jabatan tersebut.
Problem apa saja yang akan dipecahkan dengan adanya jabatan tersebut.
Apa yang paling sulit dari sebuah jabatan, adakah masalah dan tantangan yang akan timbul dengan adanya jabatan tersebut.
Seberapa besar tanggung jawab yang akan dipikul dan kepada siapa mempertanggungjawabkannya.
Bagaimana batasan kewenangan dari jabatan tersebut.
Jika tim penyusun JD sudah dapat menyimpulkan semua catatan di atas, maka JD yang akan disusun akan dapat mencapai sasarannya, yaitu membantu pemangku jabatan memahami tugas, wewenang, tanggung jawab, dan struktur pekerjaannya. Dengan demikian JD dapat merupakan dasar untuk meningkatkan performance, produktifitas, profesionalisme, dan mengembangkan sistem balas jasa yang adil.
Ada 10 point yang nyaris terlupakan, yaitu hal hal yang perlu anda perhatikan dalam menyusun JD.
1. Jangan sekali kali menggunakan semboyan/istilah pribadi tapi pakailah istilah yang umum digunakan. Sebab JD bukan diary anda. Ingat itu
2. Uraian tak perlu terlalu panjang dan juga jangan terlalu rinci dengan hal hal yang tak relevan.
3. Jangan juga terlalu pendek dan dangkal, tidak mencakup seluruh informasi yang diinginkan dari jabatan.
4. Uraian jangan tumpul, tapi asahlah sehingga mampu menjelaskan keunikan dari suatu jabatan.
5. Identifikasikan sekali lagi, apakah JD yang telah disusun sudah lengkap dan konsisten dengan latar belakang jabatan dan tugas utamanya.
6. Pernyataan tentang tanggung jawab jangan samar, multi interpretasi, tapi harus spesifik.
7. Jangan sampai ada lebih dari satu tanggung jawab dalam satu pernyataan.
8. Tidak perlu menguraikan contoh khas untuk menambah pengertian, sebab anda bukan sedang menyusun skripsi.
9. Jangan lupa menyebutkan kepada siapa pemangku jabatan memperoleh bantuan dalam menangani masalah yang akan timbul dari dalam maupun luar organisasi.
10. Jangan lupa makan siang agar maaf anda tak kambuh lagi. Sebab itu sangat mengganggu pekerjaan.
========================================
Pengirim : mataharitimoer
========================================
